PERSONAL DATA PROTECTION LAW NO. 6698 (KVKK) INFORMATION AND ENLIGHTMENT TEXT

 

VERİ Responsible: ÇAĞLAYAN ORMAN Productsİ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ

ADRES: DOKUZ EYLÜL MAHALLESİ HAVA EĞİTİM YOLU SOKAK NO: 12/ GAZİEMİR İZMİR

VERGİ NO: KOCATEPE VD/ 2170421823

MERSİS NO: 0217042182300022

 

‘’ ÇAĞLAYAN ORMAN Productsİ SANAYİ VE TİCARET ANONİM ŞİRKETİ’’bundan sonra‘’ŞİRKET“ olarak; kişisel verilerinizin işlenmesine, korunmasına azami özen gösteriyoruz. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili mevzuat uyarınca, veri Responsible olarak; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek, kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Bu Clarification Text, Kişisel Verilerin Korunması Kanununun (“Kanun”) Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri Responsible sıfatıyla “ŞİRKET”  tarafından hazırlanmıştır.

Bu kapsamda, KVK Kanunu’nda tanımlı şekli ile “Veri Responsible” sıfatıyla, sizleri aydınlatmak istiyoruz.

Bu sorumluluğumuzun tam idraki ile kişisel verilerinizi aşağıda izah edildiği surette ve mevzuat tarafından emredilen sınırlar çerçevesinde işlemekteyiz. Şirketimiz ile müşteri, tedarikçi, ziyaretçi sıfatı ile paylaştığınız kişisel verileriniz KVKK ’ya uygun şekilde, faaliyet ve hizmet amaçlarımız ile bağlantılı ve ölçülü olarak işlenebilecek, yurtiçindeki üçüncü kişilere aktarılabilecek, saklanacak, profilleme için kullanılabilecek ve sınıflandırılabilecektir.

 

1. KİŞİSEL VERİLERİN TOPLANMASI, İŞLENMESİ VE İŞLENME AMAÇLARI: 

 

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile ilgili mevzuat uyarınca toplanan kişisel verileriniz, kanunda öngörülen ilkelere uygun olarak, tamamen veya kısmen, otomatik olarak veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, Warehouselanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, ŞİRKET faaliyetleri kapsamında Kanunun 4., 5., 6. maddelerine ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıdaki amaçlar doğrultusunda işlenmektedir:

 

Toplanan kişisel verileriniz;

·        Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·        Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

·        Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

·        Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Contact Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·        İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·        Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi

·        Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

·        Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi

·        Pazarlama Analiz Çalışmalarının Yürütülmesi

·        Talep / Şikayetlerin Takibi

·        Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Ücret Politikasının Yürütülmesi

·        Yatırım Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

·        Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Görevlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Human Resources Süreçlerinin Planlanması

·        İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

·        Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi

·        Şirketimiz ve Şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temini  amacıyla KVKK 5. Ve 6. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dahilinde işlenecektir.

İlgili maddeler gereğince açık rıza alınması gereken durumlarda açık rızanız alınmaktadır. Ancak 5.maddenin 2. Fıkrasında yazan şartlara uygun olması kaydı ile ilgili kişinin rızası alınmadan kişisel verilerin işlenmesi mümkündür.

Kanunların emredici hükümleri gereği gerçek kişilerin bilgilerinin doğru ve güncel tutulması esastır. Bu nedenle, belirli zaman aralıkları ile kişisel bilgilerinizin güncellenmesi talep edilebilir.

 

Yukarıda yazılı amaçlar doğrultusunda, ŞİRKET faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere, aşağıda yazılı kişisel verileriniz işlenmektedir.

 

▪     Kimlik Bilgileriniz (T.C. kimlik / yabancı kimlik numarası, adınız ve soyadınız, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adınız, medeni haliniz, cinsiyetiniz )

▪     Contact bilgileriniz (Telefon numaralarınız, iletişim adresi, elektronik posta adresiniz )

▪     Lokasyon bilgileriniz (İkamet, iş adresiniz, bulunduğunuz yerin Location bilgileri)

▪     Finans Bilgileri (Faturalandırma ve ödeme bilgileri, banka hesap numarası, IBAN numarası, kredi kartı bilgileri, vergi kimlik numarası, vergi dairesi bilgisi, fatura, sevk irsaliyeleri, imza sirküleri, teslim tesellüm belgeleri üzerinde yer alan kişisel bilgiler, üçüncü kişiler ile yapılan sözleşme eklerinde yer alan bilgiler)

▪     Pazarlama bilgileriniz ( Alışveriş geçmişiniz )

▪     Hukuki İşlem Bilgileri (İlgili kişiler ile olan hukuki irtibat ve sunulan hizmetler, hukuki uyuşmazlıklar kapsamında mahkemeler, savcılıklar, arabulucular, hakem heyetleri, adli makamlarla yapılan yazışmalardaki kişisel bilgiler, dava ve icra dosyalarındaki bilgiler,

▪     Görsel ve İşitsel Kayıtlar (Şirket faaliyetleri kapsamında düzenlen belgeler üzerinde yer alan fotoğraflarınız, randevu oluşturulması, şirketle iletişim sağlanması ve talep şikayet süreçlerinin takibi sırasında basılı formlar, evrak ve resmi kimlik belgeleriniz üzerinde yer alan fotoğraf bilgisi, tanıtım, bilgilendirme amacıyla şirket internet sayfası, sosyal medya hesaplarımız veya yazılı ve görsel medyada, videolar/kamera kayıtlarındaki görüntüleriniz)

▪     Fiziksel Mekan Güvenliği Bilgileri (Görüntü kaydı alan kamera kayıt bilgileriniz, güvenlik çıkış defter bilgileri, tutulan formlardaki bilgiler, araç plaka bilgileri),

▪     Talep ve Şikayet Bilgisi (İlgili kişilerin, elektronik ve fiziki ortamlardan toplanan bilgiler ve kayıtlar, internet ve sosyal medya, online kanallar, yönetim sürecine dair bilgiler)

 

2.SÜRE

 

Kişisel verileriniz Şirket tarafından 10 ( on ) yıl saklamaktadır. Fiziksel mekan güvenliği bilgileri 1 ( bir ) ay süreyle saklanacaktır. Süre geçtikten sonra kişisel verileriniz Şirket tarafından veya talebiniz üzerine Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamındaki yöntemler ile silinecek, yok edilecek ve/veya anonim hale getirilecektir. Kanunen işlenmesi gereken veriler haricindeki kişisel verilerin işlenmesi için verdiğiniz izni her zaman geri alabilirsiniz.

 

MADDE 5- Kişisel verilerin işlenme şartları

(1) Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez.

(2) Aşağıdaki şartlardan birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür:

1. Kanunlarda açıkça öngörülmesi.
2. Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.
3. Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması.
4. Veri Responsiblenun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması.
5. İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması.
6. Bir hakkın Facility, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması.
7. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri Responsiblenun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

 

MADDE 6- Özel nitelikli kişisel verilerin işlenme şartları

(1) Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir.

(2) Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesi yasaktır.

(3) Birinci fıkrada sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından ilgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

(4) Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.

 

3.İŞLENEN KİŞİSEL VERİLERİN KİMLERE HANGİ AMAÇLA AKTARILABİLECEĞİ

 

Şirketimiz kişisel verileriniz; 6698 sayılı Kanun’un 8. ve 9. Maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde ve öngörülen şartlara uymak ve gerekli önlemleri almak kaydıyla, gerçek kişiler veya özel hukuk tüzel kişilerine, iş ortaklarımıza, iştirakler ve bağlı ortaklıklarımıza, bilişim teknolojileri desteği aldığımız kuruluşlara ve yetkili kamu kurum ve kişilerine aktarılabilecektir.

 

4. YURTDIŞINA AKTARIM

 

KVKK’nın 5 (2) maddesinde belirtilen hukuki sebeplere dayanarak işlenen kişisel verileriniz, Şirket’in ürün ve hizmetlerine dair tüm faaliyetlerinin veri tabanları yurt dışında olan çevrimiçi yazılım sistemleri aracılığıyla gerçekleştirilmesi sebebiyle KVKK’nın 9 (2) maddesindeki yurt dışına aktarım şartları doğrultusunda, ilgili kişinin açık rızası temin edilmeksizin,

(i) Kişisel Verileri Koruma Kurulu (Bundan sonra “Kurul” olarak anılacaktır.) tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen yabancı ülkelere (“Yeterli Korumaya Sahip Yabancı Ülke”)

(ii) Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettiği ve ilgili aktarım açısından Kurul’un izninin bulunduğu yabancı ülke ve/veya ülkeler (“Yeterli Korumayı Taahhüt Eden Veri Responsiblenun Bulunduğu Yabancı Ülke”) ile sınırlı olmak kaydıyla aktarılabilecektir.

Yukarıda açıklanan amaçlar kapsamında işlenen kişisel verilerinizin yurt dışına aktarımı, KVKK ve ilgili sair mevzuat başta olmak üzere, Kurul tarafından alınan kararlar ve ilgili düzenlemelere uygun olarak, Şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve gerekli tüm güvenlik önlemler alınarak gerçekleştirilecektir.

5.KİŞİSEL VERİ TOPLAMANIN YÖNTEMİ VE HUKUKİ SEBEPLERİ:

 

Kişisel verileriniz, Şirketimiz tarafından değişik yollardan (Şirket ’in Centrei, satış ofisleri, Branchesi veya diğer alt yüklenicileri veya iş ortakları ile iletişime geçebileceğiniz ofis ve diğer fiziki ortamlar, internet siteleri, ve benzeri elektronik işlem platformları, sosyal medya veya diğer kamuya açık mecralar aracılığıyla, düzenleyecekleri eğitim, konferans ve benzeri ortamlara katılmanızla, tahkikat yöntemiyle veya diğer grup şirketleri veya anlaşmalı oldukları diğer kişi ve kuruluşlar kanalıyla yazılı, sözlü, görüntü kaydı veya diğer fiziksel veya elektronik ortamda vs.) elde edilebilir.

Kişisel verileriniz, her türlü  yazılı, sözlü, görüntü kaydı veya diğer fiziksel veya elektronik ortamda, yukarıda yer verilen amaçlar doğrultusunda Şirketçe sunduğumuz ürün ve hizmetlerin belirlenen yasal çerçevede sunulabilmesi ve bu kapsamda Şirketimizin sözleşme ve yasadan doğan mesuliyetlerini eksiksiz ve doğru bir şekilde yerine getirebilmesi gayesi ile edinilir.

Kişisel verileriniz, Şirketimiz veya Şirketimiz adına veri işleyen gerçek ya da tüzel kişiler tarafından sayılanlarla sınırlı olmamak üzere, internet sitesi, dijital kanallar, muhtelif sözleşmeler, elektronik posta, başvuru formları gibi araçlar üzerinden, Şirketimiz ile yapılan yazılı veya sözlü iletişimler vb. kanallar aracılığıyla sözlü, yazılı veya elektronik ortamda toplanmaktadır. Bu amaç ve hukuki sebeplerle toplanan kişisel verileriniz KVK Kanunu’nun 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında bu metnin (1) ve (2) numaralı maddelerinde belirtilen amaçlarla da işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Ayrıca, açık rıza aranmaksızın aşağıda yazılı hukuki sebeplere bağlı olarak kişisel verileriniz işlenmektedir. Buna göre; kişisel verileriniz,

▪     Kanunlarda açıkça öngörülmesi sebebiyle,

▪     Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması.

▪     Şirketimiz ile gerçek ve tüzel kişiler arasındaki sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

▪     Kişisel verinin, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

▪     Bir hakkın Facility, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

▪     İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri Responsiblenun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması sebepleriyle,

 

Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. ve 6. maddelerine, Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğin 5/1-h. maddesine uygun olarak belirtilen amaçlara sınırlı olarak işlenmekte, toplanmakta ve aktarılmaktadır. Kişisel verileriniz şirket faaliyetleri kapsamında ilgili mevzuatlarda yazılı süre kadar muhafaza edilerek saklanmaktadır.

5.Kanunun 11. maddesi uyarıca; herkes, veri Responsiblena başvurarak kendisiyle ilgili olarak;

▪     Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

▪     Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

▪     Kişisel        verilerin       işlenme        amacını         ve      bunların        amacına         uygun       kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

▪     Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

▪     Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

▪     KVKK’ nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

▪     Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi, yok edilmesi halinde bu işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

▪     İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

▪     Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

 

6.KİŞİSEL VERİ SAHİBİNİN HAKLARI ( Başvuru Hakkı ) :

 

Kişisel Verileri Koruma Kanununun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Responsiblena Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre veri Responsible olarak; DOKUZ EYLÜL MAHALLESİ HAVA EĞİTİM YOLU SOKAK NO: 12/ GAZİEMİR İZMİR adresine, kişisel veri sahibi olan ilgili kişinin http://www.caglayanorman.com.tr/ adresinde yer alan BAŞVURU FORMUNU doldurarak, formun imzalı bir nüshasını şirket adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da şirketimize bildirdiğiniz ve şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle  caglayan.orman@hs02.kep.tr adresine elektronik posta göndererek, yapacağınız şahsi başvuru ile, Noter vasıtasıyla yapacağınız başvuru veya Kişisel Verileri Koruma Kurumunun belirlediği yöntemlerle iletebilirsiniz.

 

6698 sayılı KVK Kanunu 13/1. maddesi uyarınca, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak amacıyla yapacağınız başvurularınızı yazılı olarak veya KVK Kurumunun belirlediği yukarıda yazılı yöntemlerle Şirketimize iletmeniz gerekmektedir.

Şirketimiz, başvuruda yer alan taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır.

 Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilecektir. Bu kapsamda ilgili kişinin başvurusuna yazılı olarak cevap verilmesi halinde, on sayfaya kadar ücret alınmayacak, on sayfanın üzerindeki her bir sayfa için 1 TL işlem ücreti alınacaktır.

Başvuruya karşı verilecek cevabın CD, flaş bellek gibi elektronik kayıt ortamında verilmesi

halinde şirketimiz tarafından talep edilebilecek ücret kayıt ortamının gerektirdiği maliyet miktarını geçmeyecektir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’ nun “Veri Responsiblenun Aydınlatma Yükümlülüğü” başlıklı 10. maddesi gereğince kişisel verilerimin kim tarafından, hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ve Kanun’un 11. maddesinde yer alan haklarım konusunda hazırlanan işbu Clarification Textni okudum, anladım ve veri Responsible sıfatına sahip,

 

 “ŞİRKET”  tarafından bu konuda detaylı olarak bilgilendirildim